Glosarium Reservasi
1.On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong 2.C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
3.Low Season : Periode di mana permintaan kamar menurun sehingga tarif standar/murah, seperti hari masuk sekolah. 4.R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
5.R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
6.Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
7.Deposit : Pembayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
8.Indirect Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
9.P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
10.Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
11.XX : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
12.Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima
13.Group Rate : Tarif khusus bagi tamu rombongan.
14.Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual
15.cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya.
16.High Season : Periode di mana permintaan kamar meningkat sehingga tarif mahal, seperti hari libur.
17.Hostel : Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya disukai untuk kalangan backpacker.
3.Low Season : Periode di mana permintaan kamar menurun sehingga tarif standar/murah, seperti hari masuk sekolah. 4.R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
5.R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
6.Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
7.Deposit : Pembayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
8.Indirect Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
9.P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
10.Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
11.XX : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
12.Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima
13.Group Rate : Tarif khusus bagi tamu rombongan.
14.Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual
15.cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya.
16.High Season : Periode di mana permintaan kamar meningkat sehingga tarif mahal, seperti hari libur.
17.Hostel : Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya disukai untuk kalangan backpacker.
| Definisi | |
| 2. | Biaya administrasi: biaya pemesanan kamar & pemrosesan Tempat tidur:Tempat tidur untuk satu orang atau tempat tidur untuk dua orang atau 2 tempat tidur masing-masing untuk satu orang. Pemesan kamar: pemilik rekening terdaftar yang berlaku yang digunakan untuk melakukan pemesanan kamar. Pemesanan kamar: pemesanan kamar dengan pembayaran yang dilakukan dan nomor referensi pemesanan kamar yang dikeluarkan. Lembar Konfirmasi Pemesanan Kamar : Dokumen PDF yang dikeluarkan untuk pemesanan kamar yang dikonfirmasikan. Nomor referensi pemesanan kamar : nomor referensi 10-angka yang dikeluarkann untuk para tamu yang berhasil melengkapi proses pemesanan kamar mereka. Café : gerai makanan dan/atau minuman yang berlokasi di masing-masing Tune Hotels. Call Centre : pelayanan untuk pemesanan kamar (hanya melalui panggilan telepon), meminta keterangan (hanya melalui panggilan telepon dan email), dan sebagainya ditangani oleh Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Hotel). (Harap mengacu kepada Daftar Hotel) Pembatalan : bilamana anda membatalkan pemesanan kamar dengan kami. Biaya pembatalan : berlaku untuk setiap pembatalan kamar yang dilakukan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal check-in yang dijadwalkan.(Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Perubahan : Perubahan-perubahan tersebut terbatas pada perubahan nama, dan perubahan-perubahan lain yang hanya ditentukan oleh Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Waktu check-in & check-out : bervariasi antara berbagai negara (Harap mengacu kepada Daftar Hotel) Toko makanan : toko makanan yang berlokasi di masing-masing Tune Hotels.(Untuk lebih jelas harap memeriksa masing-masing halaman Hotel) Kerangka kredit : jika terjadi pembatalan pemesanan kamar (sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal check-in), suatu jumlah kerangka kredit yang setara dengan nilai pemesanan kamar dikurangi biaya pembatalan akan dikreditkan ke dalam rekening terdaftar tamu untuk pemesanan-pemesanan di kemudian hari. Jumlah dalam kerangka kredit berlaku selama 6 bulan sejak tanggal pembatalan setelah itu masa berlakunya berakhir. Jumlah kerangka kredit merupakan mata uang bersifat khusus dan tidak dapat ditransfer ke dalam rekening-rekening lain. Double room : Kamar dengan 1 tempat tidur Tune untuk dua orang. Penempatan maksimum 2 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan kamar). E-mail : email dari tamu yang dikirim ke enquiry@tunehotels.com Kedatangan awal : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk check-in lebih awal dari pada waktu check-in. Harap mengacu kepada Daftar Hotel. Paket jiburan : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk menikmati saluran-saluran dan acara-acara yang ditentukan. Saluran-saluran dan acara-acara bervariasi tergantung pada lokasi Hotel. Kotak alat-alat keperluan kamar mandi : shower gel dan shampoo sachets Daftar Biaya : Harap mengacu kepada Lampiran "A" Tamu : pelanggan yang menginap di Tune Hotels. Hotel : hotel Tune Hotels. Daftar Hotel : Harap mengacu kepada Lampiran "B" Uang jaminan kartu-kunci : biaya yang dapat dibayar kembali yang dipungut setelah check-in untuk setiap kartu-kunci yang dikeluarkan (Harap melihat Daftar Biaya) * Tidak berlaku untuk Tune Hotels Westminster Keberangkatan yang terlambat : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk memperpanjang waktu check-out. Harap mengacu kepada Daftar Hotel Fasilitas penyimpanan bagasi : pelayanan pilihan yang dapat dikenai biaya untuk menyimpan bagasi di Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Beberapa malam : lebih dari satu (1) malam. Tarif : harga yang dikenakan untuk kamar(-kamar) anda. Rekening terdaftar : rekening yang ditentukan setelah untuk pertama kali melakukan pemesanan kamar pada kami. Keamanan : terdiri atas petugas yang ditugaskan, CCTV & sistem pengunci otomatis. Pajak dan biaya pelayanan : (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Single room : Kamar dengan 1 tempat tidur untuk satu orang. Penempatan maksimum 1 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan). Kebutuhan Khusus : Kamar dengan 1 tempat tidur untuk dua orang dan fasilitas untuk mengakomodasi orang cacat. Penempatan maksimum 2 orang dewasa. Twin room : Kamar dengan 2 tempat tidur masing-masing untuk satu orang. Penempatan maksimum 2 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan). Wheelchair Friendly : Kamar dengan 1 tempat tidur besar & lebar dan fasilitas untuk mengakomodasi orang dengan kursi roda. Penempatan maksimum 2 orang dewasa. |
Menerima Permintaan Pemesanan Kamar
Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:
1. Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2. Jumlah orang yang akan menginap
3. Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4. Nama tamu yang menginap di hotel
5. Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6. Nama perusahaan atau biro perjalanan
7. Alamat dan nomor telepon perusahaan
8. Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
9. Cara pembayaran yang digunakan
10. Permintaan khusus
Memeriksa Ketersediaan Kamar
Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini
ada beberapa macam yaitu:
ada beberapa macam yaitu:
a.Forecast board.
Forecast board atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.
b.Tabel pemesanan kamar/reservation chart
Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: conventional chart dan density chart.
Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan.
Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut:
b.Tabel pemesanan kamar/reservation chart
Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: conventional chart dan density chart.
Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan.
Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut:
· Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.
· Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi.
· Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil.
· Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan (surname).
· Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian (F2 , F3, dst.)
· Diadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan.
Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar.
Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini
sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel densiti (density chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut:
Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini
sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel densiti (density chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut:
· Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil.
· Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan (/ ).
· Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
· Pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
· Pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart.
· Bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir.
c. Computerized system.
Hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (rooms availability) akan ditampilkan pada visual display unit (VDU) pada computer terminal.
Hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (rooms availability) akan ditampilkan pada visual display unit (VDU) pada computer terminal.
Menerima atau Menolak Permintaan Pemesanan Kamar
Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu,maka ada 2 pilihan yang petugas reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar. Jika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima, setelah itu petugas reservasi akan melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau pengolahan data komputer terminal. Namun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu seperti: jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak, hal ini dikenal dengan istilah denying of booking. Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar
ditolak apabila:
· Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lain.
· Hotel mengalami fully booked atau pemesanan kamar penuh, sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai (peak season).
· Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu dimasa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus-kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel.
Agen kantor depan menangani bertanya memesan kamar oleh tamu ke hotel. Sementara penanganan pemesanan, ia / dia harus menyadari informasi yang diperlukan untuk formalitas pemesanan. Ini dapat diterima dalam setiap modus atau sumber tetapi prosedur-prosedur akan sama untuk semua.
1. Menerima permintaan ruang: Bagian ini menerima permintaan untuk reservasi kamar dari berbagai sumber. Dia / dia harus mampu dengan cepat menentukan kebutuhan klien dan harus siap dengan formulir pemesanan dan pena atau pensil.
2. Menentukan ketersediaan kamar: Sebelum pemesanan kamar, dia / ia harus menentukan ketersediaan kamar untuk tinggal ditentukan diminta oleh para tamu. Dia / dia bisa menggunakan papan perkiraan, grafik reservasi atau sistem komputer untuk menentukan ketersediaan kamar.
3. Menerima atau menolak pemesanan: Jika ruangan sudah dipesan, ia / ia harus menyarankan tamu untuk setiap hotel alternatif lain.
4. Mengkonfirmasi reservasi: Jika tamu disepakati untuk syarat dan ketentuan yang berlaku untuk tinggal di hotel, maka pesanan dikonfirmasi.
1. Menerima permintaan ruang: Bagian ini menerima permintaan untuk reservasi kamar dari berbagai sumber. Dia / dia harus mampu dengan cepat menentukan kebutuhan klien dan harus siap dengan formulir pemesanan dan pena atau pensil.
2. Menentukan ketersediaan kamar: Sebelum pemesanan kamar, dia / ia harus menentukan ketersediaan kamar untuk tinggal ditentukan diminta oleh para tamu. Dia / dia bisa menggunakan papan perkiraan, grafik reservasi atau sistem komputer untuk menentukan ketersediaan kamar.
3. Menerima atau menolak pemesanan: Jika ruangan sudah dipesan, ia / ia harus menyarankan tamu untuk setiap hotel alternatif lain.
4. Mengkonfirmasi reservasi: Jika tamu disepakati untuk syarat dan ketentuan yang berlaku untuk tinggal di hotel, maka pesanan dikonfirmasi.
Ada sebuah proses yang sistematis & prosedur penanganan pemesanan di hotel. Semua petugas reservasi harus menjalani prosedur ini untuk menyelesaikan reservasi lengkap.
1. Menerima pertanyaan reservasi / permintaan:
Bagian Reservasi menerima permintaan untuk pemesanan kamar dari berbagai proses.Asisten pemesanan harus mampu dengan cepat menentukan klien perlu dan harus siap dengan formulir pemesanan dan pensil atau pena sementara mendapatkan penyelidikan pemesanan. Asisten reservasi harus memperoleh informasi tamu berikut yang berhubungan:
Nama tamu, alamat dan nomor telepon
Tanggal kedatangan dan keberangkatan
Tanggal kedatangan dan keberangkatan
Diinginkan tarif kamar dan rencana
Jumlah pax
Jenis kamar diminta
Metode pembayaran
Setiap permintaan khusus lainnya
2. Menentukan ketersediaan kamar: Setelah menerima informasi tentang durasi tamu tinggal langkah berikutnya dari prosedur reservasi untuk memeriksa ketersediaan jenis kamar yang diminta oleh tamu mengacu ke papan perkiraan, grafik pemesanan atau melalui sistem komputerisasi.
3. Menerima atau menolak permintaan: Setelah memeriksa ketersediaan kamar, jika ruang yang diminta tersedia pemesanan akan accepted.If kamar sudah habis terjual pada tanggal diminta, meminta maaf dengan saran dari setiap kamar alternatif lain atau permintaan hotels.The adalah juga membantah jika tamu atau agen perjalanan yang hitam terdaftar.
4. Mendokumentasikan rincian pemesanan: Jika permintaan diterima reservasi, reservasi diambil dalam bentuk pemesanan dengan semua informasi yang diperlukan.
5. Mengkonfirmasi reservasi: Setelah diminta oleh tamu kamar yang tersedia dan tamu setuju dengan tarif, pesanan dikonfirmasi oleh asisten reservasi melalui deposit terlebih dahulu melalui berbagai modus dan nomor konfirmasi diberikan kepada para tamu sebagai bukti bahwa ruangan dipesan.
6. Mempertahankan catatan pemesanan: Setelah merekam rincian reservasi dalam bentuk pemesanan, hal itu harus benar diajukan untuk referensi di masa mendatang.Dalam hal perubahan atau pembatalan dilakukan, rincian harus dilampirkan dengan formulir pemesanan dan diperbarui.
7. Kompilasi laporan pemesanan: Rincian dari reservasi yang paling penting. Rincian seperti membantu dalam pembatalan peramalan, tidak datang menganalisis segmen pasar, menyiapkan kartu sejarah, dll
Setiap permintaan khusus lainnya
2. Menentukan ketersediaan kamar: Setelah menerima informasi tentang durasi tamu tinggal langkah berikutnya dari prosedur reservasi untuk memeriksa ketersediaan jenis kamar yang diminta oleh tamu mengacu ke papan perkiraan, grafik pemesanan atau melalui sistem komputerisasi.
3. Menerima atau menolak permintaan: Setelah memeriksa ketersediaan kamar, jika ruang yang diminta tersedia pemesanan akan accepted.If kamar sudah habis terjual pada tanggal diminta, meminta maaf dengan saran dari setiap kamar alternatif lain atau permintaan hotels.The adalah juga membantah jika tamu atau agen perjalanan yang hitam terdaftar.
4. Mendokumentasikan rincian pemesanan: Jika permintaan diterima reservasi, reservasi diambil dalam bentuk pemesanan dengan semua informasi yang diperlukan.
5. Mengkonfirmasi reservasi: Setelah diminta oleh tamu kamar yang tersedia dan tamu setuju dengan tarif, pesanan dikonfirmasi oleh asisten reservasi melalui deposit terlebih dahulu melalui berbagai modus dan nomor konfirmasi diberikan kepada para tamu sebagai bukti bahwa ruangan dipesan.
6. Mempertahankan catatan pemesanan: Setelah merekam rincian reservasi dalam bentuk pemesanan, hal itu harus benar diajukan untuk referensi di masa mendatang.Dalam hal perubahan atau pembatalan dilakukan, rincian harus dilampirkan dengan formulir pemesanan dan diperbarui.
7. Kompilasi laporan pemesanan: Rincian dari reservasi yang paling penting. Rincian seperti membantu dalam pembatalan peramalan, tidak datang menganalisis segmen pasar, menyiapkan kartu sejarah, dll
Tidak ada komentar:
Posting Komentar