Leadership

Leadership is a process in performing the direction and influenceto a person or group of people that can participate in achievingthe general objectives / specific.
Functions of Leadership

     * Taking the decision
     * Develop information
     * Maintain and develop member loyalty
     * Giving impetus and encouragement to members
     * Responsible for all activities of activities
     * Conduct oversight of the implementation of activities
     * Giving the award to members who excel

Factors - Factors Affecting Leadership Behavior

According to Mary Parker Follett, there are three variables that affect leadership styles are:

     * Leaders
     * The ability and leadership qualities
     * Followers or subordinates ability and quality of followers in the  receiving direction from their leaders.

     * situation

In general, the main tasks a leader in the organization include:
a. Exercising managerial functions, namely the form of principal activities include the implementation of:
- Preparation of Plans
- Drafting of Organizational Control Organization Assessment Briefing
- Reporting
b. Encourage (motivate) subordinates to work hard and diligently
c. Fostering subordinates in order to take responsibility for each task are
good
d. Fostering subordinates in order to work effectively and efficiently
e. Creating a good working climate and harmonious
f. Develop management functions in both
g. Being a good driver and can be a source of creativity
h. Being a representative in developing relationships with outsiders

Leadership style is basically implies as an embodiment of a leader's behavior concerning his ability to lead.

I prefer the style with employee orientation receipts because we can better be close to our employees. We can read characters from each of our subordinates while they work.

Tugas Front Office

JOB DESK RECEPTIONS 1.

1. Menyambut tamu tiba.

2. Memproses pendaftaran tamu.

3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.

4. Menangani kunci kamar tamu.

5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah.

6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out.

7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel.

9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

SUMBER : http://smipusi.blogspot.com/

JOB DESK RECEPTIONS 2.

1.Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah.

2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut.

3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel.

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel.

5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out

6. Data entry akan informasi tamu hotel.

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check    out reservasi dll.

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik .

9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta professional.

10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan.

11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan.

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba,

 receptionist bisa juga bertugas :- Sebagai petugas keamanan di malam hari

- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari

- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service

- Menjadi bellboy

- Mengaudit guest ledger

 - Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)

- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari

- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel

- Mengurus pemesanan hotel di malam hari

- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)

- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari  - Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari- Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamuatau escort girl, dll)Biasa night auding dibantu dengan penggunaan program komputer berupa sistem managemen propertihotel, tergantung akan kebutuhan hotel.

SUMBER : http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist

Strategi Perencanaan

Strategi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung.

Banyak perencanaan pemerintah yang gagal gara-gara apa yang direncanakan tersebut tidak mempunyai pijakan yang relevan dengan kondisi sosial budaya masyarakat. Bahkan kadang-kadang alih – alih prrgram yang dilaksanakan dapat memberdayakan masyarakat, akan tetapi pada akhirnya ternyata malah menciptakan ketergantungan masyarakat kepada pemerintah. Artinya pemerintah selalu memberikan ikan, bukan kail seperti yang sering disampaikan oleh beberapa pakar. Melihat kenyataan ini, timbul tanda tanya besar bagi perencana, kenapa hal ini terjadi. Tulisan singkat ini berusaha mendeskripsiklan kajian perencanaan dalam perspektif yang mendasar berkaitan dengan filosofi , tujuan dan proses perencanaan tanpa pretensi dapat menjelaskan semuanya.

FILOSOFI PERENCANAAN

Mengawali uraian tentang filosofi perencanaan, salah hal yang penting dikemukakan adalah definisi tentang terminologi filosofi dan perencanaan. Terbayang dalam pikiran kita, bahwa term filosofi merupakan derivasi dari kata filksafat. Secara harfiah (etismologi) filsafat perencaan terdiri dari dua filosofi atau filsafat dan perencanaan yang mengandung satu pengertian . Filosofi atau filsafat berasal dari kata Yunani yaitu : Philisophia” yang terdiri dari kata Fhilein , Philos atau philea yang berarti “ cinta “ dan kata “ Sophia” berarti kebijaksanaan atau kearifan ( Dardini 1986 : 9).

Menurut isinya, filsafat mempelajari metodologi , hakekat kebenaran dari segala sesuatu yang ada (ontologi) dan nilai – nilai (aksiologi) dari segala sesuatu hal ihwal terutama tentang manusia dan cita-citanya , lingkungannya , agamanya , kehidupannya , ideologinya , hakekat dirinya dan lain-lain sebagainya (A.R.Tahir (1992)).

Sedangkan Perencanaan menurut Abe (2001, 43) tidak lain dari susunan (rumusan) sistematik mengenai langkah (tindakan-tindakan) yang akan dilakukan di masa depan, dengan didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang seksama atas potensi, faktor-faktor eksternal dan pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pengertian ini, termuat hal-hal yang merupakan prinsip perencanaan, yakni : (1) apa yang akan dilakukan, yang merupakan jabaran dari visi dan misi; (2) bagaimana mencapai hal tersebut; (3) siapa yang akan melakukan; (4) lokasi aktivitas; (5) kapan akan dilakukan, berapa lama; dan (6) sumber daya yang dibutuhkan.

Bersesuaian dengan pendapat di atas, Tjokroamidjojo (1992, 12) mendefinisikan perencanaan sebagai suatu cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-baiknya (maximum output) dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efisien dan efektif. Selanjutnya dikatakan bahwa perencanaan merupakan penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana dan oleh siapa.

Dengan demikian, menurut Tjokroamidjojo (1992, 14) terdapat 5 (lima) hal pokok yang perlu diketahui dalam perencanaan ataupun perencanaan pembangunan, yakni :

· Permasalahan-permasalahan pembangunan suatu negara/masyarakat yang dikaitkan dengan sumber-sumber pembangunan yang dapat diusahakan, dalam hal ini sumber-sumber daya ekonomi dan sumber-sumber daya lainnya.

· Tujuan serta sasaran yang ingin dicapai.

· Kebijaksanaan dan cara untuk mencapai tujuan dan sasaran rencana dengan melihat penggunaan sumber-sumbernya dan pemilihan alternatif-alternatifnya yang terbaik.

· Penterjemahan dalam program-program atau kegiatan-kegiatan usaha yang konkrit.

· Jangka waktu pencapaian tujuan.

Perencanaan adalah merumuskan tujuan usaha , produsen , metode dan jawdal pelaksanaannya di dalamnya termasuk ramalan tentang kondisi di masa yang akan datang dan perkiraan akibat dari rencana terhadap kondisi tersebut. Dengan demikian maka perencanaan adalah penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan , bagaimana , bilamana dan oleh siapa (Aji dan Sirait , 1982).

Jadi , hakekat dari pengertian filosofi / filsafat dan perencanaan diatas maka dengan demikian filsafat perencanaan dapat dirumuskan bahwa filsafat perencanaan adalah suatu studi tentang prinsip-prinsip dalam proses dan mekanisme perencanaaan secara radikal (mendalam), ekspansif (luas) , dan integral (menyeluruh) berdasarkan filsafat antologis , epistemologis dan aksiologis.

Untuk mempelajari filsafat perencanaan sangat bermanfaat bagi aparat perencana yang berperan sebagai penyusun perencanaan baik di tingkat pusat , daerah , bahkan pada tingkat paling bawah yaitu desa / kelurahan. Manfaat yang dapat diperoleh dalam mempelajari filsafat perencanaan :

1.       Dapat menjadi perencana yang bermoral dan bijaksana. Dengan demikian ia akan terhindar dari segala penyelewengan-penyelewengan yang dapat menimbulkan perencanaan yang dwifungsional.

2.      Mencegah terjadinya pemborosan anggaran sebagai akibat dari penyalahgunaan perencanaan pembangunan.

3.      Agar proses perencanaan dapat dilaksanakan secara partisipatif.

4.     Agar hasil dari proses perncanaan yaitu penetapan APBD dapat memperhatikan kebutuhan masyarakat dan berorientasi pada lingkungan.

5.      Memberi inspirasi yang luhur bagi pimpinan perncana baik dipusat maupun didaerah dapat menjalankan kepemimpinannya berdasarkan nilai-nilai luhur sesuai nilai-nilai budaya sendiri.

6.      Dapat berfungsi sebagai kontrol dan mencegah prilaku pejabat yang tercela.

7.      Dengan demikian para perencana diharapkan menjadi “insan perencana paripurna”.

Selanjutnya Perencanaan menurut Piran Wiroatmodjo dkk (2001 ; 38) memiliki kedudukan yang sangat penting di dalam pembangunan daerah. Perencanaan yang baik menjadikan kegiatan pembangunan daerah :

1. Dilaksanakan secara sistematis, terarah sesuai dengan tujuan pembangunan dan berkelanjutan.

2. Lebih efisien di dalam penggunaan dana, tenaga dan sumber daya yang lain pada setiap kegiatan.

3. Lebih tepat guna bagi peningkatan kesejahteraan daerah dan pemeliharaan lingkungan serta sumber daya yang lain untuk tetap mendukung kesejahteraan.

4. Memiliki dasar-dasar untuk pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan.

5. Memiliki sarana untuk mencatat dan menilai pelaksanaan dan manfaat kegiatan pembangunan daerah.

Perencanaan tidak berarti hanya pembuatan proyek-proyek atau pengesahan usulan proyek atau kegiatan, dan juga bukan hanya untuk membagi-bagi dana dan sarana yang disediakan untuk pembangunan daerah.

Ruang Lingkup Perencanaan

Ruang lingkup perencanaan dipengaruhi oleh dimensi waktu, spasial, dan tingkat teknis perencanaan. Ketiga dimensi tersebut saling berinteraksi. Masing-masing dimensi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan dari dimensi waktu
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
2. Perencanaan dari dimensi sosial
a. Perencanaan nasional
b. Perencanaan regional
c. Perencanaan tata ruang
3. Perencanaan dari dimensi Tingkat perencanaan
a. Perencanaan makro
b. Perencanaan mikro
c. Perencanaan sektoral
d. Percanaan kawasan
e. Perencanaan proyek
4. Perencanaan dari dimensi jenis
a. Perencanaan dari atas ke bawah
b. Perencanaan dari bawah ke atas
c. Perencanaan menyerang ke samping
d. Perencanaan mendatar
e. Perencanaan mengelinding
f. Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas

Tugas Front Office

ANGIN RIBUT TOURS AND TRAVEL

                   JALAN RAYA TAJUR NO 1 , BOGOR ,INDONESIA

Phone :0251- 2233 4455 Fax : 0251 – 2551 8889

November  13^th  2011


Attention To:                                                                                             
Reservation Section
HOTEL NIKKO JAKARTA

59, M.H. Thamrin Street, Thamrin, Jakarta, Indonesia 

Dear Sir,

Introduce My name is Guciano, as Sales Marketing of ANGIN RIBUT Tours and Travel

I represent my clients from ngawur group from PT. MAJU MUNDUR. I am interested to your hotel and  would like to reserve various rooms in your Hotel for group guest

As follow :

Type of Room                         : Twin Standard Room

Number of Rooms                   : 12 ( Twelve Rooms)

Number of Persons                  : 24 (Twenty Four persons)

Length of Stay                        : 30 (thirty days )

Method of Payment                 : Travel Agent Voucher From ANGIN RIBUT

                                                  Tours & Travel room only

Special requests                      : Please provide iron and iron board for each rooms

                                                   Please provide Extra mineral water for each rooms
                                                   Please provide Praying Mat for each rooms 
                                                   Please provide Holy Qur’an for each rooms 
                                                   Pick-up Airport to Hotel

My Clients is Mr Richard will be the leader in that group from PT. MAJU MUNDUR will arrive at Narita International Airport on Novembe17^rd 2011 at 10 a.m  by JAL 2121. For the contact person you can contact me in phone number 0813 9999 5454. The room rates which has been agreed valid for room only,

I would be very appreciate if you could inform me or contact me. If it is not possible, I would be thankful if you could send me a confirmation letter.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,




Muhammad Guciano

Tugas Front Office

Glosarium Reservasi

1.On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong                                             2.C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
3.Low Season : Periode di mana permintaan kamar menurun sehingga tarif standar/murah, seperti hari masuk sekolah. 4.R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
5.R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
6.Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di huni tamu
7.Deposit : Pembayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
8.Indirect Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
9.P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
10.Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
11.XX : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
12.Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima
13.Group Rate : Tarif khusus bagi tamu rombongan.
14.Available room : Jumlah kamar yang yang tersedia di hotel yang dapat dijual
15.cancellation Fee : Biaya yang dikenakan kepada tamu dari pihak hotel karena pembatalan pemesanan kamar yang dilakukan sebelumnya.
16.High Season : Periode di mana permintaan kamar meningkat sehingga tarif mahal, seperti hari libur.
17.Hostel : Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya disukai untuk kalangan backpacker.

Definisi

2.

Biaya administrasi: biaya pemesanan kamar & pemrosesan Tempat tidur:Tempat tidur untuk satu orang atau tempat tidur untuk dua orang atau 2 tempat tidur masing-masing untuk satu orang. Pemesan kamar: pemilik rekening terdaftar yang berlaku yang digunakan untuk melakukan pemesanan kamar. Pemesanan kamar: pemesanan kamar dengan pembayaran yang dilakukan dan nomor referensi pemesanan kamar yang dikeluarkan. Lembar Konfirmasi Pemesanan Kamar : Dokumen PDF yang dikeluarkan untuk pemesanan kamar yang dikonfirmasikan. Nomor referensi pemesanan kamar : nomor referensi 10-angka yang dikeluarkann untuk para tamu yang berhasil melengkapi proses pemesanan kamar mereka. Café : gerai makanan dan/atau minuman yang berlokasi di masing-masing Tune Hotels. Call Centre : pelayanan untuk pemesanan kamar (hanya melalui panggilan telepon), meminta keterangan (hanya melalui panggilan telepon dan email), dan sebagainya ditangani oleh Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Hotel). (Harap mengacu kepada Daftar Hotel) Pembatalan : bilamana anda membatalkan pemesanan kamar dengan kami. Biaya pembatalan : berlaku untuk setiap pembatalan kamar yang dilakukan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal check-in yang dijadwalkan.(Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Perubahan : Perubahan-perubahan tersebut terbatas pada perubahan nama, dan perubahan-perubahan lain yang hanya ditentukan oleh Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Waktu check-in & check-out : bervariasi antara berbagai negara (Harap mengacu kepada Daftar Hotel) Toko makanan : toko makanan yang berlokasi di masing-masing Tune Hotels.(Untuk lebih jelas harap memeriksa masing-masing halaman Hotel) Kerangka kredit : jika terjadi pembatalan pemesanan kamar (sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal check-in), suatu jumlah kerangka kredit yang setara dengan nilai pemesanan kamar dikurangi biaya pembatalan akan dikreditkan ke dalam rekening terdaftar tamu untuk pemesanan-pemesanan di kemudian hari. Jumlah dalam kerangka kredit berlaku selama 6 bulan sejak tanggal pembatalan setelah itu masa berlakunya berakhir. Jumlah kerangka kredit merupakan mata uang bersifat khusus dan tidak dapat ditransfer ke dalam rekening-rekening lain. Double room : Kamar dengan 1 tempat tidur Tune untuk dua orang. Penempatan maksimum 2 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan kamar). E-mail : email dari tamu yang dikirim ke enquiry@tunehotels.com Kedatangan awal : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk check-in lebih awal dari pada waktu check-in. Harap mengacu kepada Daftar Hotel. Paket jiburan : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk menikmati saluran-saluran dan acara-acara yang ditentukan. Saluran-saluran dan acara-acara bervariasi tergantung pada lokasi Hotel. Kotak alat-alat keperluan kamar mandi : shower gel dan shampoo sachets Daftar Biaya : Harap mengacu kepada Lampiran "A" Tamu : pelanggan yang menginap di Tune Hotels. Hotel : hotel Tune Hotels. Daftar Hotel : Harap mengacu kepada Lampiran "B" Uang jaminan kartu-kunci : biaya yang dapat dibayar kembali yang dipungut setelah check-in untuk setiap kartu-kunci yang dikeluarkan (Harap melihat Daftar Biaya) * Tidak berlaku untuk Tune Hotels Westminster Keberangkatan yang terlambat : Pra pembelian add-on yang memungkinkan tamu untuk memperpanjang waktu check-out. Harap mengacu kepada Daftar Hotel Fasilitas penyimpanan bagasi : pelayanan pilihan yang dapat dikenai biaya untuk menyimpan bagasi di Tune Hotels. (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Beberapa malam : lebih dari satu (1) malam. Tarif : harga yang dikenakan untuk kamar(-kamar) anda. Rekening terdaftar : rekening yang ditentukan setelah untuk pertama kali melakukan pemesanan kamar pada kami. Keamanan : terdiri atas petugas yang ditugaskan, CCTV & sistem pengunci otomatis. Pajak dan biaya pelayanan : (Harap mengacu kepada Daftar Biaya) Single room : Kamar dengan 1 tempat tidur untuk satu orang. Penempatan maksimum 1 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan). Kebutuhan Khusus : Kamar dengan 1 tempat tidur untuk dua orang dan fasilitas untuk mengakomodasi orang cacat. Penempatan maksimum 2 orang dewasa. Twin room : Kamar dengan 2 tempat tidur masing-masing untuk satu orang. Penempatan maksimum 2 orang dewasa + 1 anak (di bawah umur 5 tahun pada tanggal pemesanan). Wheelchair Friendly : Kamar dengan 1 tempat tidur besar & lebar dan fasilitas untuk mengakomodasi orang dengan kursi roda. Penempatan maksimum 2 orang dewasa.

Menerima Permintaan Pemesanan Kamar

Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

1.      Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan

2.      Jumlah orang yang akan menginap

3.      Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan

4.      Nama tamu yang menginap di hotel

5.      Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar

6.      Nama perusahaan atau biro perjalanan

7.      Alamat dan nomor telepon perusahaan

8.      Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)

9.      Cara pembayaran yang digunakan

10.  Permintaan khusus

Memeriksa Ketersediaan Kamar

Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini
ada beberapa macam yaitu:

a.Forecast board.

Forecast board atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.

b.Tabel pemesanan kamar/reservation chart
Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: conventional chart dan density chart.
 Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan.
Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut:

·         Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.

·         Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi.

·         Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil.

·         Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan (surname).

·         Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian (F2 , F3, dst.)

·         Diadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan. 

Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar.

 Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini
sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel densiti (density chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut:

·         Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil.

·         Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan (/ ).

·         Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.

·         Pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.

·         Pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart.

·         Bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir.

c. Computerized system.
Hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (rooms availability) akan ditampilkan pada visual display unit (VDU) pada computer terminal.

Menerima atau Menolak Permintaan Pemesanan Kamar

Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu,maka ada 2 pilihan yang petugas reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar. Jika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima, setelah itu petugas reservasi akan melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau pengolahan data komputer terminal. Namun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu seperti: jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak, hal ini dikenal dengan istilah denying of booking. Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar
ditolak apabila:

·         Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lain.

·         Hotel mengalami fully booked atau pemesanan kamar penuh, sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai (peak season).

·         Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu dimasa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus-kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel. 

Agen kantor depan menangani bertanya memesan kamar oleh tamu ke hotel. Sementara penanganan pemesanan, ia / dia harus menyadari informasi yang diperlukan untuk formalitas pemesanan. Ini dapat diterima dalam setiap modus atau sumber tetapi prosedur-prosedur akan sama untuk semua. 
1. Menerima permintaan ruang: Bagian ini menerima permintaan untuk reservasi kamar dari berbagai sumber. Dia / dia harus mampu dengan cepat menentukan kebutuhan klien dan harus siap dengan formulir pemesanan dan pena atau pensil. 
2. Menentukan ketersediaan kamar: Sebelum pemesanan kamar, dia / ia harus menentukan ketersediaan kamar untuk tinggal ditentukan diminta oleh para tamu. Dia / dia bisa menggunakan papan perkiraan, grafik reservasi atau sistem komputer untuk menentukan ketersediaan kamar. 
3. Menerima atau menolak pemesanan: Jika ruangan sudah dipesan, ia / ia harus menyarankan tamu untuk setiap hotel alternatif lain. 
4. Mengkonfirmasi reservasi: Jika tamu disepakati untuk syarat dan ketentuan yang berlaku untuk tinggal di hotel, maka pesanan dikonfirmasi. 

Ada sebuah proses yang sistematis & prosedur penanganan pemesanan di hotel. Semua petugas reservasi harus menjalani prosedur ini untuk menyelesaikan reservasi lengkap.

1. Menerima pertanyaan reservasi / permintaan:

Bagian Reservasi menerima permintaan untuk pemesanan kamar dari berbagai proses.Asisten pemesanan harus mampu dengan cepat menentukan klien perlu dan harus siap dengan formulir pemesanan dan pensil atau pena sementara mendapatkan penyelidikan pemesanan. Asisten reservasi harus memperoleh informasi tamu berikut yang berhubungan:

Nama tamu, alamat dan nomor telepon 
Tanggal kedatangan dan keberangkatan 

Diinginkan tarif kamar dan rencana

Jumlah pax

Jenis kamar diminta

Metode pembayaran 
Setiap permintaan khusus lainnya 
2. Menentukan ketersediaan kamar: Setelah menerima informasi tentang durasi tamu tinggal langkah berikutnya dari prosedur reservasi untuk memeriksa ketersediaan jenis kamar yang diminta oleh tamu mengacu ke papan perkiraan, grafik pemesanan atau melalui sistem komputerisasi. 
3. Menerima atau menolak permintaan: Setelah memeriksa ketersediaan kamar, jika ruang yang diminta tersedia pemesanan akan accepted.If kamar sudah habis terjual pada tanggal diminta, meminta maaf dengan saran dari setiap kamar alternatif lain atau permintaan hotels.The adalah juga membantah jika tamu atau agen perjalanan yang hitam terdaftar. 
4. Mendokumentasikan rincian pemesanan: Jika permintaan diterima reservasi, reservasi diambil dalam bentuk pemesanan dengan semua informasi yang diperlukan. 
5. Mengkonfirmasi reservasi: Setelah diminta oleh tamu kamar yang tersedia dan tamu setuju dengan tarif, pesanan dikonfirmasi oleh asisten reservasi melalui deposit terlebih dahulu melalui berbagai modus dan nomor konfirmasi diberikan kepada para tamu sebagai bukti bahwa ruangan dipesan. 
6. Mempertahankan catatan pemesanan: Setelah merekam rincian reservasi dalam bentuk pemesanan, hal itu harus benar diajukan untuk referensi di masa mendatang.Dalam hal perubahan atau pembatalan dilakukan, rincian harus dilampirkan dengan formulir pemesanan dan diperbarui. 
7. Kompilasi laporan pemesanan: Rincian dari reservasi yang paling penting. Rincian seperti membantu dalam pembatalan peramalan, tidak datang menganalisis segmen pasar, menyiapkan kartu sejarah, dll